Beleid vir die Beskerming van Persoonlike Inligting

Ons webwerf adres is https://www.ngwitrivier.co.za.   Laas gewysig 29 Junie 2021

Aanhef

Hiermee ons Beleid vir die Berskerming van Persoonlike Inligting, ook bekend as ons Privaatheidbeleid.  As NG Gemeente Witrivier is jou persoonlike inligting vir ons belangrik en voldoen ons aan alle wette en regulasies ten opsigte van persoonlike inligting.  Daarom volg ons ook bepaalde prosedures met betrekking tot die insameling, berging en beskikbaarstelling van jou persoonlike inligting en tref ons alle redelike voorsorg om te verhoed dat persoonlike inligting onregmatig bekend gemaak word.  Alle inligting wat aan ons verskaf word, word as vertroulik beskou en word slegs geberg vir doeleindes van jou lidmaatskap.

Doel

1. Die doel van hierdie beleid is om die beleid en prosedures rondom die hantering van lidmate se persoonlike inligting te omskryf en sodoende aan die vereistes van die Wet op die Beskerming van Persoonlike Inligting te voldoen.
2. Ons gemeentelede (“Lidmate”) deel hulle persoonlike inligting met ons deur verskeie kanale. Sulke persoonlike inligting word meestal op die gemeente se rekenaars gestoor. Ons privaatheidsbeleid beoog om lidmate gerus te stel dat ons in alle opsigte poog om aan tersaaklike regulasies en bepalings van die “Protection of Personal Information, Act No 4 of 2013” (hierna genoem POPI), en ander verwante wetgewing te voldoen.
3. Hierdie Privaatheidsbeleid beskryf die tipe persoonlike inligting wat ons versamel, die doel waarvoor ons sulke persoonlike inligting gebruik, die omstandighede waaronder ons sulke persoonlike inligting mag deel asook stappe wat ons neem om die privaatheid van ons lidmate en hul persoonlike inligting te verseker.
4. Die gemeente kan hierdie privaatheidsbeleid van tyt tot tyd verander. Ons sal sulke veranderings op ons webwerf aankondig om lidmate die geleentheid te gee om dit te hersien en hulself daarvan te vergewis. Indien lidmate geen aksie neem nadat sulke veranderings aan ons privaatheidsbeleid aangebring is, en nadat dit aangekondig is, en ‘n spertyd vir kommentaar verstreke is, is ‘n aanvaarding dat die nuutste privaatheidsbeleid aanvaar word.

Inligting wat ons versamel

1. Oor die algemeen versamel ons persoonlike inligting van lidmate soos (nie beperk nie tot); naam en adres, kontak besonderhede, beroepe, Identiteitsnommers, geboortedatums, eposadresse en bank besonderhde (in die geval waar lidmate gebruik maak van ‘n debietorder vir die gee van dankoffers).
2. Ons gebruik hierdie persoonlike inligting om ons lidmaatregisters by te hou asook om aan die NG Kerk in breër verband (Sinode en Algemene Sinode) se behoefte om lidmaat besonderhede en doop registers by te hou. Hierdie gegewens word ook gebruik vir argivering doeleindes.
3. Ons versamel ook persoonlike inlgiting van kinders onder die ouderdom van 18 jaar mét die toestemming van hul ouers. Hierdie inligting hou meestal verband met die byhou van doopregisters.
4. Dit gebeur dat ons persoonlike inligting verkry deur verwysings van ander, deur elektroniese middele soos (nie beperk tot) epos, webwerf vorms en mobiele toepassing.
5. Ons webwerf maak ook gebruik van koekies. Koekies (“cookies”) is ‘n alfa-numeriese identifisering van besoekers op ons webwerf. Hierdie unieke identifisering (“GUID”) bevat inligting van jou webblaaier, jou IP adres en ander tersaaklike inligting wat betrekking het op Internet aktiwiteit. Wanneer ons hierdie inligting versamel is dit slegs vir die bepaling van die toepaslikheid van ons webwerf navigasie en doelmatige ontwikkeling van ons webwerf. Wanneer ons webwerf besoek word, is daar ‘n opsie om die gebuik van koekies te aanvaar of verwerp. Koekies kan ook deur gebruikers in hulle webblaaiers afgeskakel word.

Wat maak ons met Persoonlike Inligting

1. Tensy anders vermeld word in hierdie beleid, word persoonlike inligting nie uitgegee nie behalwe wanneer dit wetlik van ons vereis word.
2. Gevalle waar persoonlike inligting wel uitgegee kan word (nie beperk nie tot):
   • Wanneer ons jaarliks ons doop en lidmaatregisters moet argiveer aan die NG Kerk in breër verband;
   • Wanneer dit noodsaaklik is vir die uitvoering van die aktiwiteite van die gemeente;
   • Wanneer dit noodsaaklik is vir die beskerming van individue of vir sekuriteitsdoeleindes (byv. om ‘n naam en nommer aan ‘n sekuriteitsmaatskappy te gee);
   • Wanneer dit noodsaaklik is vir pastorale versorging;
   • Wanneer ons behoorlike toestemming van individue verkry het.
3. Ons sal slegs persoonlike inligting deel wanneer ons oortuig is dat dit wetlik geregverdig of vereis word en wanneer dit die veiligheid en regte van individue beskerm. Ons sal geen persoonlike inligting verkoop of deel met ander vir bemarking doeleindes nie.
4. Indien persoonlike inligting wel aan ander uitgegee word (soos byv. vir gemeente aktiwiteite of bedienings), soos uitgeengesit in hierdie beleid, sal dit slegs met die uitdruklike toestemming van lidmate gedoen word en sal lidmate daarvan in kennis gestel word om sodoende die geleentheid gebied te word om te versoek dat dit nié uitgedeel word nie.

Is jou Persoonlike Inligting Veilig?

1. Ons stoor persoonlike inligting op rekenaars en in leêrs in die geval waar vorms ingevul is. Hierdie persoonlike inligting word in ‘n kluis bewaar. Waar inligting op rekenaars en databasisse versamel word, kan dit slegs gelees word deur gemagtigde persone. Alle rekenaars het wagwoorde om sodoende ongemagtigde toegang daartoe te verhinder.
2. Deur die inwerkingstelling van hierdie beleid poog ons om aan alle wetlike vereistes te voldoen ten opsigte van die veilige bewaring en uitgawe van persoonlike inligting.

Wat is jou Regte?

1. Jy kan te enige tyd ons kontak ten opsigte van jou persoonlike inligting:
   • Jy het die reg om ‘n kopie van dié persoonlike inligting wat ons van jou op rekord het, aan te vra.
   • Jy het die reg om ons te versoek om nié jou persoonlike inligting te stoor nie.
   • Jy het die reg om ons te versoek om jou persoonlike inligting te verwyder, reg te stel of op te dateer.
2. Ons sal, uit die aard van die saak, seker maak dat ons jou identiteit bevestig het voordat ons enige veranderinge aan jou persoonlike inligting sal aanbring.
3. As jy enige vrae, opmerkings, bekommernisse het oor hoe ons met jou persoonlike inligting omgaan, is jy welkom om ons te kontak by die besonderhede wat ons hieronder gee.

Kontak Besonderhede

Jy kan ter enige tyd met ons in verbinding tree. Ons kontakbesonderhede en Inligtingsbeampte verantwoordelik vir die bestuur van persoonlike inligting is: